Arrangera - steg för steg

Dela

Att få vara serveringsansvarig
För att få ha alkoholservering på ett arrangemang krävs att det finns en behörig serveringsansvarig på plats under hela serveringstiden. För att bli behörig serveringsansvarig i Mat&Kalas gör du såhär:

  1. Anmäl dig till nästa SUS-utbildning (tinyurl.com/gfssus). Information om dessa utkommer genom en mängd maillistor till kårens aktiva.
  2. Efter utbildningen så kan du anmäla dig till den Mat&Kalas-utbildning som vSO ger. Även denna information utgår på en mängd maillistor.
  3. Efter utbildningen får du skriva på Mat&Kalas kontrakt för serveringsansvariga. Observera att 20 års ålder krävs!
  4. vSO lägger till dig i bokningssystemet och du kan nu åta dig serveringsansvar för ett arrangemang, genom att ange namn och personnummer när arrangemanget bokas.

Att vara serveringspersonal
All personal som arbetar på arrangemanget måste vara medlemmar i Chalmers Studentkår eller tillfälligt anställda av ChSRAB. Om de inte är medlemmar i kåren måste alltså ett kontrakt för tillfällig anställning utan ersättning fyllas i och lämnas till vSO senast 7 dagar innan arrangemanget. Kontakta vSO för att få anställningskontrakt. All serveringspersonal skall vara nykter under arrangemanget och serveringsansvarig ansvarar för att det görs en genomgång av serveringsrutiner, kassarutiner och brandrutiner.

Att boka och arrangera (Gäller ej Gasquen)

  1. Boka lokal och ange serveringsansvarig för arrangemanget – se fliken ”Mat&Kalas – Arrangemangsbokning”.  
    Deadline: 3 veckor innan arrangemanget.
  2. Gör en varubeställning till vso@chalmersstudentkar.se – se fliken "Sortiment".  
    Deadline: 2 veckor innan arrangemanget
  3. Bestäm tid med vSO för utlämning/återlämning av varor och kassaapparat.   
    Deadline: 1 vecka innan arrangemanget.
  4. vSO skickar bokningsbekräftelse för arrangemanget. Kontrollera omgående att allt stämmer.
  5. Utlämning av varor, kassa, tom kvällsrapport och personalliggare sker på avtalad tid på restaurangens lastbrygga, bakom Kårrestaurangen på Sven Hultinsgata 4.
  6. Arrangemanget genomförs och serveringsansvarig är närvarande under hela serveringstiden.
  7. Efter arrangemanget: Kvällsrapport fylles i och Z-rapport från kassaapparater skrivs ut.
  8. Återlämning av överblivna varor, ifylld kvällsrapport och personalliggare sker vid avtalad tid på restaurangens lastbrygga.
  9. Ekonomirapport och faktura skapas av vSO som godkännes av arrangören. ChSRAB betalar sedan fakturan och pengarna inkommer tidigast 10 dagar efter arret. 

Att avboka ett arrangemang
Avbokning kan göras absolut senast 1 vecka innan arrangemanget, men helst så tidigt som möjligt.

  1. Kontakta vSO för att avboka ev. varubeställning.
  2. Kontakta lokalansvarig via mail/telefon för att avboka.